Come scrivere un comunicato stampa? Regole, consigli e a cosa fare attenzione

Promuovere un libro non è un’impresa facile e scrivere un comunicato stampa ben strutturato può essere il primo passo per far conoscere la propria opera. Per redigere un comunicato perfetto si devono però seguire delle regole, in modo da invogliare la persona che riceve la nostra comunicazione a leggerla e a darle risalto.
Scrivere un comunicato stampa sarà quindi una scelta strategica, che dovrà essere effettuata con molta cura e a cui si dovrà dedicare molto tempo.

Per evitare di commettere errori abbiamo quindi deciso di scrivere un approfondimento che aiuti i giovani scrittori (e non solo) a far conoscere alla stampa la propria opera, segnalare una presentazione di un libro o l’assegnazione di un premio. Di seguito scopriamo come scrivere il comunicato, a cosa fare attenzione, quali elementi sono indispensabili e soprattutto vediamo anche qualche consiglio per ottenere un buon risultato.

A chi mandare il proprio comunicato stampa?

Potrete scrivere il comunicato stampa migliore della storia, ma se non lo inoltrate ai contatti giusti tutti i vostri sforzi saranno vani! Come primo step create quindi una lista di mail di persone interessate, blogger, giornalisti, testate, esperti del settore e via dicendo in modo da non trascurare nessuno. Ricordate di scegliere indirizzi email destinati proprio alle ricezione di comunicati e di non fare spam! Avete già un vostro seguito con una lista di lettori che si sono iscritti alla vostra newsletter? Anche loro possono essere destinatari del vostro comunicato. Una volta che avrete scelto le persone potrete poi decidere di veicolare il messaggio in modi differenti, con toni di voce che rispecchino anche il vostro uditorio.
Quindi prima ancora di scrivere il comunicato ponetevi questa domanda: a chi voglio inoltrarlo? Prima di lanciarsi nella scrittura sarà quindi bene chiedersi: in che modo voglio comunicare la notizia? Chi ho di fronte?

Una volta che avrete selezionato il vostro pubblico, potrete decidere in che modo procedere, quali informazioni inserire, che tipologia di allegati mettere. Facciamo un esempio, così da comprendere meglio la questione: se si sta inviando la richiesta di recensione del libro a testate giornalistiche sarà meglio usare un tono differente da quello che useremo per inoltrare la richiesta a blogger e addetti al settore che già ci conoscono.
Un buon modo per riuscire a non commettere errori potrebbe essere scrivere due comunicati con toni differenti e distinguere le liste di mail. In questo modo la comunicazione sarà più efficace e si potranno ottenere dei risultati migliori.
Attenzione alla fase di invio: se utilizzi un normale programma di posta elettronica, non mettere tutti i destinatari in A o CC tale che tutti vedano gli indirizzi di tutti! Utilizza il campo CCN per nasconderli e inserisci in A il tuo stesso indirizzo o un tuo secondo indirizzo email. È davvero poco professionale vedere un comunicato mandato a 1000 email in chiaro. Utilizza la notifica di lettura per sapere chi l’ha ricevuta.
Se hai confidenza con la tecnologia, puoi utilizzare un software per email marketing (alcuni anche gratuiti per numero limitato di invii) per costruire liste separate per tipologie di persone, inviare comunicati con immagini e formattazione html, avere le statistiche di apertura delle email e clic sui link presenti nel comunicato, poter gestire invii successivi differenziati solo a chi ha aperto le email (o a chi non l’ha aperta).

Dopo aver preparato la nostra lista di mail, averle divise o meno, siamo pronti per creare il nostro comunicato e cominciare a diffonderlo. Come fare? Vediamolo insieme di seguito!

Come scrivere un comunicato stampa: gli elementi indispensabili

Iniziamo dicendo che un comunicato stampa è un contenuto, che racchiude delle informazioni utili per riuscire a dare una comunicazione su un’azienda, un evento o altro. La comunicazione dovrà quindi avere un testo, sia esso allegato come Word o come corpo della mail, che contenga tutte le informazioni sul libro, l’incontro letterario, l’evento o il festival che vogliamo sponsorizzare.
Vi consigliamo di inviare un file Word o comunque un documento che possa essere copiato e incollato velocemente dal giornalista, così da permettergli la rielaborazione in modo veloce. Evitate quindi i PDF che potrebbero essere complessi da riscrivere.

Per la stesura del comunicato si dovrà seguire la regola delle 5W, rispondendo quindi a: chi/che cosa, quando, dove, come, perché. Una riga di testo dovrà quindi spiegare in modo esaustivo e immediato il motivo per cui state contattando giornalista x o testata y.
Elementi indispensabili per il comunicato stampa saranno quindi:

• titolo che spieghi immediatamente di cosa si tratta;
• luogo e data;
• contenuto del messaggio;
• conclusione con contatti a cui fare riferimento.

Il contenuto del vostro comunicato stampa sarà ovviamente la trama del libro se si sta inviando una richiesta di recensione, il programma dell’evento se si parla di un festival o di un incontro, la descrizione di un fatto e via dicendo.
L’importante sarà redigere un testo che in ogni punto sia chiaro, leggibile e comprensibile anche ad una lettura veloce. Chi si occupa della gestione di un ufficio stampa riceve quotidianamente centinaia di mail di promozione, per cui deve riuscire a capire immediatamente se la mail inviata possa essere di suo interesse.

Scegliere il tono di voce giusto (come abbiamo detto) in un comunicato è quindi un elemento da non sottovalutare, dal momento che sarà un elemento importante per ottenere dei risultati.
Si dovrà inoltre sempre cercare di essere brevi, riuscendo però a invogliare la persona che riceverà la nostra mail a leggere fino alla fine la comunicazione.

Comunicato stampa: come renderlo accattivante

Rendere accattivante la propria comunicazione è senza dubbio il miglior modo per riuscire a raggiungere il proprio obiettivo, ma ovviamente risulta anche essere l’elemento più complesso. Scrivere un comunicato stampa perfetto è una vera e propria arte che in pochi conoscono. Si possono però evitare errori banali e ottenere ottimi risultati anche non essendo degli esperti di comunicazione.

A cosa si dovrà fare attenzione quindi? Sarà bene fare in modo che il proprio comunicato abbia:

• un titolo irresistibile: una proposta che non solo contenga le informazioni principali, ma che abbia anche elementi che invoglino ad aprire la mail. Da evitare sarà quindi un titolo del tipo "Esce il libro x, leggi la trama" perché troppo banale e poco chiaro;
• una citazione allettante: un buon modo sarà inserire una citazione che possa creare interesse e che possa essere usata nella successiva pubblicazione del contenuto;
• creare un sommario con le 5W: una sorta di lista che possa essere riusata e soprattutto che offra in modo immediato le informazioni;
• non dimenticare nessun elemento: potrebbe sembrare un consiglio banale, ma moltissimi comunicati giungono con informazioni incomplete o con allegati danneggiati. Il modo migliore per evitare di questo genere di sbagli è inoltrare il comunicato prima alla propria mail personale, in modo da vedere come apparirà e da fare un ultimo controllo prima di lanciarlo;
• usare la formattazione: grassetti e corsivi sono un’arma ottima per dare immediatamente risalto ad alcuni elementi (per un libro al titolo, la data di pubblicazione, la disponibilità dell’autore a rilasciare interviste), così da far risaltare le informazioni anche dal punto di vista grafico;
• inserire immagini e video: hai delle foto, un video di presentazione, un’infografica o qualsiasi altro materiale grafico per il lancio? Sarà bene inserirlo nel testo della mail come allegato, così da dare materiale e spunti alla persona che si sta contattando.

Fare attenzione a tutti i passaggi è un ottimo modo per riuscire a creare un comunicato stampa d’impatto, che risulti completo e soprattutto utile a chi riceve la comunicazione.